Deteksinews.id, Gorontalo – Peralihan sistem kepegawaian tak boleh membuat dokumen penting Aparatur Sipil Negara (ASN) sulit ditemukan dan diakses bahkan tercecer. Untuk menjawab tantangan itu, Kantor Wilayah Kementerian Hak Asasi Manusia (Kanwil KemenHAM) Sulawesi Tengah menyosialisasikan aplikasi DIKA (Digital Arsip Kepegawaian), sistem yang disiapkan untuk menghimpun arsip kepegawaian dalam satu layanan digital. Sosialisasi yang digelar secara daring melalui Zoom tersebut disampaikan secara langsung oleh Kepala Bagian Tata Usaha dan Umum (Kabag TUM) Kanwil KemenHAM Sulawesi Tengah, Suzana Eva Silo, dan diikuti seluruh Aparatur Sipil Negara (ASN), baik Pegawai Negeri Sipil (PNS) maupun Pegawai Pemerintah dengan Perjanjian Kerja (PPPK), di lingkungan Kanwil KemenHAM Sulawesi Tengah serta Wilayah Kerja Gorontalo dan Sulawesi Utara, Jumat (13/11/2026).
Dalam pemaparannya, Suzana menjelaskan bahwa DIKA dikembangkan sebagai sarana pengelolaan dan penyimpanan dokumen kepegawaian secara digital, terintegrasi, dan aman. Aplikasi ini diharapkan menjadi solusi untuk memudahkan ASN mengakses serta mengelola dokumen kepegawaian setelah transisi sistem kepegawaian dari Kementerian Hukum dan HAM ke Kementerian HAM.“DIKA ini akan memuat seluruh data digital kepegawaian bagi seluruh pegawai. Karena itu, saya meminta seluruh ASN mengikuti proses ini dan segera melengkapi data yang dibutuhkan,” ujar Suzana dalam sosialisasi tersebut.
Ia menjelaskan, sebelumnya dokumen kepegawaian tersimpan melalui fitur dosir pada aplikasi SIMPEG Kementerian Hukum dan HAM. Namun, setelah migrasi ke SIMPEG Kementerian HAM, fitur dosir tersebut belum tersedia sehingga diperlukan sistem yang dapat menampung kembali dokumen kepegawaian seluruh pegawai.
Melalui aplikasi DIKA, setiap ASN nantinya dapat mengakses arsip digital pribadi, termasuk dokumen riwayat pangkat, riwayat jabatan, serta profil kepegawaian. Aplikasi ini juga menyediakan mekanisme pengajuan dan pengiriman dokumen untuk diverifikasi oleh admin kepegawaian.
Untuk mendukung penerapan aplikasi tersebut, Suzana meminta seluruh ASN segera melakukan pendaftaran akun dengan mengisi Nomor Induk Kependudukan (NIK) dan Nomor Induk Pegawai (NIP) sesuai petunjuk yang telah dibagikan melalui grup WhatsApp masing-masing wilayah kerja.
Akun yang didaftarkan selanjutnya akan melalui proses persetujuan oleh admin sebelum dapat digunakan. ASN juga diminta menyiapkan dokumen pendukung kepegawaian secara lengkap agar proses pengunggahan dan verifikasi berjalan lancar.
Suzana menegaskan, pengelola kepegawaian yang ditunjuk sebagai admin akan bertugas memeriksa dan menyetujui dokumen yang diajukan oleh pegawai. Dengan mekanisme tersebut, pengelolaan arsip diharapkan menjadi lebih tertib dan memudahkan pencarian dokumen saat dibutuhkan.
Ia juga meminta tim efektif yang telah dibentuk untuk bekerja sama di tingkat kantor wilayah maupun wilayah kerja dalam mendampingi seluruh pegawai selama proses pengunggahan data ke aplikasi DIKA.“Untuk langkah awal, saya meminta seluruh ASN mengisi tautan yang sudah kami sampaikan melalui grup WhatsApp. Data tersebut kami harapkan dapat diselesaikan hari ini,” tegasnya.
Penerapan DIKA di lingkungan Kanwil KemenHAM Sulawesi Tengah beserta wilayah kerjanya di Gorontalo dan Sulawesi Utara diharapkan mampu meningkatkan efektivitas administrasi kepegawaian melalui sistem digital. Selain mempercepat pencarian arsip, digitalisasi ini juga mendukung keamanan penyimpanan dokumen, efisiensi waktu dan sumber daya, serta transparansi pengelolaan administrasi kepegawaian.
Melalui sosialisasi tersebut, seluruh ASN diharapkan dapat memahami tata cara penggunaan DIKA dan berpartisipasi aktif dalam melengkapi arsip digital masing-masing, sehingga pengelolaan kepegawaian dapat berlangsung lebih profesional, modern, dan akuntabel. (Tim Humas Wilker Gorontalo)